Relancer un mail est une tâche délicate mais nécessaire dans de nombreux contextes professionnels. Que ce soit après une démonstration, une réunion ou un salon professionnel, savoir comment bien formuler votre message peut grandement influencer les réponses positives que vous recevrez. Dans cet article, nous allons explorer les meilleures méthodes pour relancer vos mails en combinant personnalisation, timing et appels à l’action efficaces.
L’importance de la personnalisation
La personnalisation est clé lorsqu’il s’agit de la relance par mail. Un message générique risque d’être ignoré par vos interlocuteurs, tandis qu’un mail personnalisé capte plus facilement l’attention du destinataire.Comment personnaliser votre relance
Pour personnaliser efficacement votre relance, considérez les éléments suivants :- Utiliser le prénom : Mentionner le prénom du destinataire dans l’objet et le corps du mail crée une connexion immédiate.
- Référer à une interaction passée : Faites référence à une rencontre ou conversation spécifique afin de rappeler au lecteur le contexte de votre relance.
- Personnaliser en fonction des besoins : Mentionnez clairement comment votre produit ou service répond aux besoins spécifiques du destinataire identifiés lors de la démonstration ou réunion.
Choisir le bon moment
Le timing joue un rôle crucial dans l’efficacité de vos relances par mail. Envoyer un mail au mauvais moment risque de nuire à vos chances de recevoir une réponse.Quand envoyer votre premier mail de relance
Un bon timing dépend beaucoup du contexte :- Après une démonstration : Attendez 24 à 48 heures après la démo pour donner à votre interlocuteur le temps de réfléchir, mais restez encore frais dans sa mémoire.
- Après une réunion : Relancer dans les deux jours qui suivent la réunion montre que vous êtes proactif tout en laissant un peu de temps pour traiter l’information discutée.
- Après un salon professionnel : Attendre environ une semaine vous permet de ne pas être noyé parmi les autres emails reçus après l’événement.
Structurer votre mail de relance
Structurer correctement votre mail améliore non seulement la lisibilité mais aussi l’engagement avec votre message.Exemple de modèle de mail de relance
Voici un format simple et efficace pour structurer votre email de relance :| Élément du mail | Description |
| Objet du mail | Doit être clair et concis. Ex. : Réunion de suivi sur [sujet] – Votre retour ? |
| Salutation personnelle | Commencez par « Bonjour [Prénom], » |
| Introduction | Rappeler brièvement qui vous êtes et mentionner le dernier point de contact. |
| Corps du texte | Apportez des informations supplémentaires ou clarifications suite à votre dernière interaction. |
| Call-to-action | Soyez clair sur ce que vous attendez comme prochaine étape. Ex. : « Pouvez-vous me confirmer votre disponibilité pour un appel vendredi à 14h00 ? » |
| Clôture | Terminez par une formule de politesse adaptée. Ex. : « Cordialement, [Votre Nom] » |
Utiliser un ton approprié
Le ton employé dans votre relance doit refléter à la fois votre professionnalisme et votre empathie. Un ton trop insistant risquerait de paraître agressif, tandis qu’un ton trop détaché pourrait manquer d’implication.Adapter le ton selon le contexte
En différents contextes :- Après une démonstration : Montrez votre enthousiasme à l’idée de collaborer tout en restant aligné avec les besoins exprimés par votre interlocuteur.
- Après une réunion : Restez professionnel et assurez-vous que tous les points abordés durant la réunion sont clarifiés.
- Après un salon professionnel : Soyez poli et faites preuve de patience; proposez un rendez-vous pour discuter plus longuement.
Mettre en avant un call-to-action convaincant
Un bon call-to-action guide votre interlocuteur vers l’étape suivante de manière claire et directe.Créer des calls-to-action irrésistibles
Quelques exemples de bonnes pratiques incluent :- Être précis : Plutôt que de dire « Prenons rendez-vous », dites « Êtes-vous disponible pour un appel jeudi à 10h00 ? »
- Offrir des options : Donnez plusieurs créneaux horaires pour augmenter les chances de convenir du prochain rendez-vous.
- Insister sur les bénéfices : Mettez en avant ce que votre interlocuteur gagnera en acceptant votre proposition.
Gérer les réponses ou absences de réponses
Il se peut que malgré vos meilleures tentatives, vous n’obteniez pas de réponse immédiate à votre relance. C’est là où la gestion des réponses ou leur absence entre en jeu.Que faire si votre mail reste sans réponse
Adoptez les stratégies suivantes :- Envoyer une seconde relance : Attendez quelques jours puis renvoyez une nouvelle relance, réitérez votre intérêt et exemplifiez pourquoi cette collaboration serait bénéfique.
- Changer de canal : Si l’email ne fonctionne pas, envisagez un appel téléphonique ou un message LinkedIn pour diversifier vos approches.
Intégrer l’intelligence artificielle pour améliorer votre processus de relance
L’intégration de l’intelligence artificielle (IA) peut booster l’efficacité de vos campagnes de relance en automatisant certaines tâches répétitives tout en personnalisant le contenu.Outils d’IA pour la relance par mail
Les outils basés sur l’IA fonctionnent efficacement grâce à :- L’analyse des données : L’IA analyse les interactions précédentes pour évaluer le meilleur timing pour une relance.
- Suggestions de contenus : Les outils d’IA peuvent recommander certains types de messages ou formulations ayant rencontré du succès auparavant.
- Automatisation : Peut rédiger automatiquement des modèles personnalisés en fonction des préférences de chaque collaborateur.
