Gérer efficacement les documents avec la GED : Définition et avantages
La Gestion Électronique de Documents (GED) est une solution informatique visant à organiser, gérer et stocker les documents d’une entreprise, que ce soit sous forme numérique ou papier. En ayant observé de près son utilisation dans plusieurs organisations, il apparaît que sa mise en place peut transformer radicalement la manière dont les entreprises manipulent leurs informations.Les fonctions clés de la GED : acquisition, indexation, stockage et diffusion
Acquisition des documents
L’acquisition est la première étape du processus de GED. Elle consiste à convertir les documents physiques en fichiers numériques grâce à la numérisation. Cela inclut l’utilisation de scanners pour digitaliser les papiers, ainsi que l’intégration de documents électroniques directement dans le système. Les entreprises peuvent ainsi centraliser toutes leurs données indépendamment de leur format initial.Indexation des documents
L’indexation permet de retrouver facilement un document dans la base de données. Cela comprend :- L’assignation de métadonnées aux documents, comme le titre, l’auteur, la date de création et des mots-clés pertinents.
- L’organisation des documents par catégories logiques, facilitant ainsi leur recherche future.
Stockage sécurisé
Avec la GED, le stockage des documents devient plus sûr et plus fiable. Les entreprises n’ont plus besoin de grands espaces physiques pour conserver leurs dossiers, utilisant plutôt des serveurs sécurisés ou des solutions cloud. De plus, la redondance des sauvegardes assure que même en cas de panne matérielle, les informations restent accessibles.Diffusion contrôlée des documents
La GED facilite également la diffusion des documents aux personnes concernées au bon moment. Grâce à des options de partage collaboratif et des permissions d’accès définies, chaque employé reçoit les informations pertinentes sans surcharge inutile. Cela renforce aussi la confidentialité et limite les accès non autorisés.Les avantages de la GED pour l’entreprise
Gain d’efficacité
La GED améliore significativement l’efficacité opérationnelle en automatisant de nombreux processus manuels liés à la gestion des documents. Par exemple :- La recherche rapide de documents à l’aide de mots-clés ou de filtres spécifiques.
- L’élimination du besoin de déplacements fréquents aux archives physiques.
- L’accélération des processus d’approbation des documents grâce à des flux de travail électroniques.
Réduction des coûts
En optant pour une solution GED, une entreprise peut réaliser d’importantes économies, notamment :- La réduction des coûts liés au stockage physique des papiers.
- La baisse des dépenses dans les consommables comme le papier et l’encre.
- La diminution des frais administratifs associés au traitement manuel des documents.
Conformité aux normes
La GED aide les entreprises à respecter les réglementations en matière de conservation des documents. Les systèmes modernes intègrent souvent des fonctionnalités permettant de suivre les dates de péremption, de garantir l’intégrité des données et de générer des rapports de conformité en cas d’audit. Cela offre une tranquillité d’esprit quant aux aspects légaux et réglementaires.Caractéristiques essentielles d’un système de GED
Classification automatique
Pour optimiser l’organisation des informations, de nombreuses solutions GED proposent des outils de classification automatique. Ces technologies analysent le contenu des documents afin de déterminer automatiquement la catégorie appropriée, réduisant ainsi les erreurs humaines et accélérant le processus de gestion documentaire.Capacités de recherche avancée
Les systèmes modernes de GED sont équipés de puissants moteurs de recherche capables de traiter des requêtes complexes. Ils permettent :- La recherche plein texte à travers le contenu des documents.
- L’usage de filtres pour affiner les résultats selon divers critères comme la date, l’auteur ou les tags attribués.
Interopérabilité
Un bon système de GED doit être capable de s’intégrer avec d’autres logiciels utilisés par l’entreprise, tels que :- Les ERP (Enterprise Resource Planning), pour synchroniser les données financières et opérationnelles.
- Les CRM (Customer Relationship Management), pour optimiser la gestion des relations clients.
Différencier la GED des autres systèmes connexes
GED vs SAE (Système d’Archivage Électronique)
Le SAE se distingue principalement par sa focalisation sur la conservation à long terme des documents à valeur probatoire. Tandis que la GED gère activement le cycle de vie complet des documents, le SAE se spécialise dans la préservation et l’intégrité des archives historiques indispensables lors d’audits juridiques ou financiers.GED vs GEC (Gestion Électronique de Courrier)
La gestion électronique de courrier se concentre sur le traitement des courriers entrants et sortants ainsi que des emails. Bien que les systèmes de GEC puissent partager certaines fonctionnalités communes avec la GED, ils sont spécifiquement conçus pour optimiser la correspondance quotidienne et améliorer la communication externe au sein des entreprises.Conseils pour choisir et implémenter un système de GED
Identifier les besoins spécifiques
Avant de sélectionner une solution GED, il est crucial de bien identifier les besoins spécifiques de votre entreprise. Posez-vous les questions suivantes :- Quels types de documents devez-vous gérer ?
- Quelle est la fréquence de consultation des documents ?
- Quelles fonctionnalités de sécurité sont requises ?
Évaluer les offres du marché
Il existe une myriade de solutions GED sur le marché, chacune offrant des fonctionnalités spécifiques et des niveaux de service variés. Comparez les offres en fonction des critères suivants :- La facilité d’utilisation et l’ergonomie de l’interface.
- Les options de support et de maintenance proposées.
- Les capacités d’évolution et la flexibilité pour intégrer de nouvelles fonctions au gré de vos besoins futurs.
Implémenter progressivement
Pensez à adopter une approche progressive lors de l’implémentation de la solution GED. Commencez par piloter la solution dans un département donné avant de l’étendre à toute l’organisation. Cette méthode permet de :- Tester l’efficacité et l’adaptabilité du système dans un environnement réel.
- Former les utilisateurs graduellement et recueillir leurs retours pour ajuster les configurations initiales.
